Меню

На перший погляд, все очевидно: пропонуйте замовнику найвигідніші умови, і договір на закупівлю ваш. Але не все так просто. Недозавантажені документи, неякісні скан-копії, випадкова арифметична помилка в тендерній пропозиції (далі — ТП) можуть призвести до її відхилення. 

Навіть якщо замовник закриє очі на недоліки та обере вас переможцем, інші учасники будуть дуже прискіпливо вивчати вашу пропозицію та шукатимуть привід для оскарження тендеру. І тоді бажаний контракт може вислизнути з рук. 

З цієї статті ви дізнаєтесь, як правильно підготувати тендерну пропозицію і підвищити свої шанси на перемогу.  

 

З чого складається тендерна пропозиція

Тендерна пропозиція — це ваша заявка на участь у конкретній закупівлі. В ній ви розкриваєте свою ціну та інші умови майбутньої співпраці. Крім того, саме в ТП ви маєте продемонструвати, що відповідаєте всім вимогам замовника.

Умовно тендерна пропозиція учасника складається з двох частин: 

  • електронна форма — там ви зазначаєте цінову пропозицію, строки поставки, умови оплати тощо;
  • скан-копії документів — вони підтверджують, що учасник та запропоновані ним товари/ роботи/ послуги відповідають критеріям, які важливі для замовника та вимагаються законом.  

 

Форма тендерної пропозиції може виглядати ось так:

 

Більшість проблем виникає саме при підготовці документів, що підтверджують відповідність учасника вимогам замовника. Це документи щодо: 

  • якості товарів, робіт чи послуг;
  • відповідності матеріалів або техніки вимогам СОУ, ТУ, ДСТУ;
  • кваліфікації працівників;
  • наявності матеріально-технічної бази.

 

Наприклад, замовник вимагає сертифікат якості на товар, який взагалі не підлягає сертифікації. І в результаті відмовляє учаснику через відсутність цього документа. Тож уважно аналізуйте вимоги замовника в цій частині, а за необхідності — звертайтеся до організатора за роз’ясненням. Хоча надійніше делегувати підготовку документів і спілкування із замовником досвідченому юристу.

 

Як мінімізувати ризик відхилення тендерної пропозиції

Лише ретельна підготовка ТП знизить ризик її відхилення замовником. Тому перш за все  уважно вивчайте тендерну документацію. Саме там криється ключ до того, якою має бути ваша  пропозиція.  

 

Що має зацікавити вас в першу чергу?

  • Інструкція з підготовки тендерної пропозиції учасника — важлива частина тендерної документації. Вивчіть її уважно. Там має бути зазначено, в якій формі подається ТП, з чого саме складається, як засвідчувати копії документів тощо.
  • Кваліфікаційні критерії —  умови, яким має відповідати майбутній підрядник/постачальник. Це можуть бути вимоги щодо досвіду або кваліфікації ваших працівників, наявності обладнання або фінансової спроможності.
  • Вимоги щодо предмета закупівлі — оцініть, чи зможете ви забезпечити необхідну якість та кількість товару або відповідний рівень робіт чи послуг.
  • Проєкт майбутнього договору — проаналізуйте умови оплати, строки поставки, відповідальність за порушення домовленостей.


Навіть якщо вимоги замовника складаються з декількох десятків сторінок, їх треба повністю прочитати та проаналізувати. Звичайно, кваліфікований юрист полегшить цю задачу. Він допоможе підготувати пропозицію, яка найбільш повно відповідатиме очікуванням замовника. І вам з більшою ймовірністю не доведеться витрачати час на оскарження рішення про відхилення тендерної пропозиції

 

 Причини відхилення тендерної пропозиції

Пам’ятайте, що безпідставне відхилення тендерних пропозицій учасників є незаконним. Замовник не може відмовити без аргументів або з якихось надуманих причин. Він має обґрунтувати своє рішення. Більше того, в законі чітко прописані підстави для відхилення ТП.

відхилив тендерну пропозицію

Інколи замовники перевіряють пропозиції занадто прискіпливо. Наприклад, вимагають більше, ніж прописано в тендерній документації та несправедливо відмовляють учасникам. Саме така ситуація виникла в цій справі.

Академія патрульної поліції провела тендер на закупівлю автомобільних шин та обрала переможця. Проте один з учасників — компанія «Укравтозапчастина», оскаржив відхилення своєї пропозиції до Антимонопольного комітету (АМКУ). 

Замовник вимагав від учасників надати підтвердження якості товару. І сам навів приклади таких документів: паспорт або сертифікат відповідності (якості). Якщо ж товар не підлягає обов’язковій сертифікації, учасник повинен надати про це лист у довільній формі.  Тому на одні види шин «Укравтозапчастина» в складі ТП завантажила сертифікат якості від виробника, а на інші надала лист про відсутність обов’язкової сертифікації.  

 

Проте замовник все ж відхилив пропозицію. Він вважав, що сертифікат від виробника не є достатнім підтвердженням якості. До того ж, сертифікати мали бути надані щодо всіх видів шин. При цьому замовник чомусь «забув», що шини не підлягають обов’язковій сертифікації, і він сам дозволив учасникам надіслати відповідний лист.  

 

АМКУ розглянув справу та вирішив, що учасник виконав всі вимоги тендерної документації, тож його пропозицію відхилили несправедливо. А тому рішення про обрання переможця торгів має бути скасоване. 

 

Нижче ми окремо розглянемо дві поширені причини, за яких замовник може відмовити учасникам та відхилити їх пропозиції.

 

Неправильне оформлення забезпечення тендерної пропозиції

Що таке забезпечення тендерної пропозиції? Це своєрідний доказ наявності серйозних намірів в учасника. Цим він доводить, що готовий до потенційної співпраці із замовником та не відмовиться від підписання контракту в разі перемоги. 

 

Найчастіше забезпечення тендерної пропозиції — це банківська гарантія.  Її розмір, умови надання та повернення визначає замовник. Уважно вивчіть цю частину вимог. 

Під час оформлення гарантії та надання її замовнику дотримуйтеся таких рекомендацій:

  • скануйте та прикріплюйте абсолютно всі документи, що стосуються забезпечення, а саме договір, додатки до нього та інше;
  • пильнуйте за формулюваннями — гарантія має бути видана на конкретну суму, уникайте фраз на кшталт «на будь-яку суму до…» або «на суму не більше…»;
  • строк дії гарантії має бути визначений у відповідності до умов ТД.

Перед тим, як оформити забезпечення, проконсультуйтеся з юристом. Він уважно проаналізує вимоги замовника в цій частині, допоможе правильно оформити документи та повернути ваші гроші в разі необхідності. 

 

Арифметичні помилки в тендерній пропозиції та подібні недоліки

За загальним правилом формальні несуттєві недоліки в тендерній пропозиції не мають призводити до її відхилення. Описки, орфографічні помилки, відсутність нумерації сторінок не є критичними. Головне, щоб вони не впливали на зміст вашої пропозиції. 

Але арифметичні помилки — це інше. Наприклад, ви зазначили в пропозиції загальну ціну вашого товару. Проте вона не відповідає сумі, яка виходить при множенні ціни одиниці товару на його кількість. Очевидно, що це арифметична помилка. І вона впливає на зміст ТП. 

 

Учасник може виправити цю помилку у двох випадках:

  • він сам виявив невідповідність і встиг подати через електронну систему необхідні зміни до закінчення строку для подачі ТП;
  • після розкриття ТП помилку виявив замовник і опублікував вимогу про її усунення — тоді учасник має виправити невідповідність впродовж 24 годин з моменту публікації.        


Інший порядок для усунення допущених помилок, зокрема арифметичних, законодавством не передбачений. Тому завжди уважно перевіряйте розрахунки. Прикро втратити контракт через таку «дрібничку».     

      

Як не помилитися під час підготовки  тендерних пропозицій

Навіть якщо ви детально вивчили умови замовника і розумієте, якою має бути ваша ТД — будьте уважні. Саме «людський фактор» та недбалість часто призводять до помилок. 

 

Також під час підготовки документів врахуйте наступні рекомендації:

  • робіть скан-копії якісними та читабельними — це той випадок, коли важливий кожен реквізит, підпис, формулювання. Не створюйте додаткові можливості для відхилення ТП;
  • завантажуйте всі документи, які вимагає організатор — навіть якщо вам здається, що вони дещо «дублюються» і підтверджують одне й те саме. До речі, якщо це дійсно так, можна вимагати від замовника роз’яснення або ж усунення такої умови;
  • зверніть увагу на мову — найчастіше вимагають, щоб вся документація у складі ТП була складена саме українською. Якщо деякі ваші документи складені іншою мовою, їх необхідно перекласти;
  • не залишайте подання ТП на останній момент — поспіхом ви можете зробити набагато більше помилок. Поки не збіг кінцевий строк подання тендерних пропозицій, у вас є час виявити та усунути недоліки. 
Подписаться на новости
Получайте свежие новости на свой email
Поздравляем, вы успешно подписались на новости блога!

 

Залучити юриста до підготовки тендерної пропозиції

Щоб не витрачати час на підготовку та подання ТП і не хвилюватися за результат — залучайте досвідченого юриста. Він проаналізує вимоги організатора, коректно складе та оформить всі документи. Спеціаліст підвищить ваші шанси на перемогу та не допустить жодних порушень ваших прав з боку замовника чи інших учасників.   

Комментарии:

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Підпишись і стеж за свіжими публікаціями